DEFINITION OF DASHBOARD

A Dashboard:

1. is a support decision instrument.
2. gives instantaneous information about the organization's main drivers.
3. tries to present the information on a single screen/page.
4. uses a simple, direct, intuitive and elegant graphical display.
5. uses design methods to convey the information efficiently, emphasizing what really is important, and guides the user through its reading, etc.
6. try combine the information under different perspectives, in order to expose relations which would be hard to detect individually.
7. should permit interaction between user and information (ex.: customize, segment, select, deepen, etc.)

Like other instruments, shows results, presents deviations, helps to identify causes, suports corrections, shows tendencies, helps and suports to take preventive measures, promotes management accountability, etc.

8 razões porque alguns gestores não querem monitorizar o desempenho?

Existiu sempre resistência na implementação de instrumentos de controlo (Dashboards, Scorecards, Tableau de Bord, etc.). Conhece as principais desculpas?

Respostas rápidas e eficazes perante as mudanças que raramente se conseguem auspiciar e que acontecem diariamente só se conseguem quando as organizações têm maturidade organizacional e rentabilizam a utilização de sistemas de monitorização da sua performance.

Protecção de folhas de Excel

Um trabalho notável do meu amigo Victor Gamboa!

• Já pensou como as suas folhas de cálculo podem ser facilmente copiadas?
• Já pensou alguma vez em controlar os utilizadores dessas folhas de cálculo?
• Já pensou num sistema automático e muito simples para proteger e visualizar de forma personalizada as folhas do seu modelo Excel.

http://vg-excel-gest.blogspot.com/

What I do to help people find their own KPI?

KPI catalogues/lists/libraries? I dont´t totally agree? We should identify our KPI. But I realize that most people have some difficulties in finding the KPI, so, sometimes it's better to have a little help. Just to get some ideias and check.

I always ask some questions to help people find their own KPI:

• What are your main activities and projects?
• What are your highest risk activities and projects?
• Which activities give the highest results?
• What are the things that keep you up at night?
• What information is your board always asking for?
• What numbers do you want to see on your desk every day/week?
• What are your goals?!

Manutenção dos softwares à médio longo prazo

O  grande desafio na implementação de modelos de monitorização não está no processo de implementação do próprio modelo, mas sim na sua manutenção a médio longo prazo, para que constitua sempre um instrumento útil e, acima de tudo, desejado pelos seus destinatários.

 

Útil porque deve conter a informação necessária para que se conheça verdadeiramente a evolução da actividade e, com isso, poder geri-la; e desejado na medida em que os seus destinatários querem de facto ter acesso ao Dashboard porque o consideram um instrumento indispensável para uma gestão profissional. Em algumas situações, o primeiro aspecto é fundamental para que se consiga conquistar o segundo.

O sucesso da manutenção do Dashboard no médio longo prazo depende essencialmente de três factores:

1. Ter um elemento da organização 100% dedicado à monitorização.
2. Ter sempre Dashboards com a informação relevante.
3. Ter um software capaz de acompanhar as exigências da organização.

Autor: Jorge Caldeira

Image: Fonte: http://www.hichert.com/

Data Market - Dashboard com informação de Portugal

Dados estatísticos sobre a economia e outros aspectos gerais de Portugal apresentados numa lógica de Dashboard.

Fonte: http://datamarket.com/beta/topic/portugal/?gclid=CNGfmsa0zKkCFYcPfAodWXW2Hg

Monitorizar o QUAR?

Aqui vai um exemplo de uma solução para monitorizar (neste caso com frequência quadrimnestral) o QUAR. O Dashboard é composto por 2 páginas. A primeira permite a visualização:

• Taxa de realização global.
• Performance dos objectivos.
• Performance dos indicadores.
• Performance e contributo das u.o. para o QUAR.
• Grau de execução física dos principais projecto.

A segunda folha permite a visualização da evolução da performance ao nível dos indicadores. O "corredor verde" identifica a zona de resultados aceitáveis.

Autor: Jorge Caldeira

Dashboard real - AdRA - Águas da Região de Aveiro

Um exemplo real de um Dashboard aplicado a uma organização portuguesa. Os dados foram ficcionados de modo a garantir a confidencialidade.

O objectivo desta pequena parte do Dashboard é o seguinte:

1. Facturação: acompanhar os montantes de facturação mensal e respectivas variações ao longo do ano.
2. Serviços: por exemplo serviços prestados pela nossa entidade;
3. Actividade: representa o tipo de serviços prestados em cada Centro Operacional (CO). Norte, Central e Sul.

As setas a cinza com indicação da comparação do mês anterior com o actual onde o aumentar ou diminuir não é necessariamente bom ou mau. Aparece ainda a % da variação. Setas a cores (verde ou vermelha) indicam variação favorável ou desfavorável, respectivamente;

O 1º gráfico: ao contrário do que é habitual, em vez de aparecer o rótulo do valor, aparece (o rótulo do eixo) assinalado qual o mês em que se atingiu o valor máximo (é automático)). Neste caso OUT-10, embora estejamos a visualizar dados de JAN-11. (os dados a vermelho no gráfico indicam sempre o mês mais recente: o que estiver seleccionado). De salientar ainda que este gráfico é móvel, ou seja, apresenta sempre os últimos 12 meses. Neste caso, e da esquerda para a direita: JAN-10 até JAN-11

O 2º gráfico, valores à direita:

• 1.º valor: 900 (valor máximo do período em análise - 12 meses, que neste caso se refere ao mês do rótulo (JUL-10)

• 2º valor: 538 (média dos últimos 12 meses)

• 3.º valor: 365 (valor mínimo dos últimos 12 meses

O valor entre ( ) nos totais é a variação em valor. E ao lado aparece a %; o que permite comparação de valores relativos e absolutos.

Autor: Sérgio Silva, AdRA - Águas da Região de Aveiro

Cockpit Room - A Corporate War Room

"Build a real “decision room” enabling your management team to visualize all key information at a glance to support them to take the right decisions."

Siemens has 3 clear objectives with this War Room:

• Standardization based on best-practice-sharing and improvement of reporting including the business part.
• Agree on the data-sources and validation-procedures to avoid discussion on data-quality.
• Make a clear distinction between short-term objectives and long-term objectives.

CONFERENCE COCKPIT GROUP IN PORTUGAL - April 7, 2011.

Source: http://www.cockpit-group.com/

New Dashboard - Classic visualization

Health-care Dashboard prepared and shared by Alberto in http://chandoo.org/wp/tag/dashboard-week/ .

A Dashboard from my Garmin - Lisbon Half Marathon

I finished in 1h58m33s!

Gráficos Sparklines em Excel

Um contributo muito interessante do Sérgio Silva para os gráficos sparklines. Automatizar a sinalização do máximo, mínimo, maior e menor.

MÉTODO MÁXIMO e MÍNIMO


1) criar 2 colunas: Máximo e Mínimo

2) Na coluna máximo e na célula [B6] inserir a seguinte fórmula =SE(A6<$a$31);"na";a6). (1600).="" <="" [b6]="" a="" caso="" coluna="" como="" contém="" cumprem="" célula="" da="" de="" esta="" fórmula="" máximo,="" máximo="" neste="" não="" o="" obter="" os="" ou="" p="" permite="" que="" queremos="" requisito.="" se="" valor="" valores="" vendas="" verificar="" é="">

3) O mesmo procedimento para a coluna do MÍNIMO, desta vez com a fórmula =SE(A6>MÍNIMO($A$6:$A$31);"NA";A6) em que o valor MÍNIMO é o 300, célula [C15].

4) criar um gráfico de linhas com o intervalo de dados: [A5:A31] e depois adicionar individualmente as séries das colunas MÁXIMO E MÍNIMO.

5) seleccionar a série que contém os valores da Coluna [B] -> Ferramentas de Gráfico -> Formatar -> Cor da Linha -> Sem linha.

6) Ainda com a mesma série seleccionada: Ferramentas de Gráfico -> Esquema -> Rótulos de Dados -> Mais Opções de rótulos de dados -> Número -> Personalizar (#.##0;;) -> Adicionar. Desta forma os valores com zero (0) ficam ocultos.

7) Para a série da coluna [C] repetir os passos 5 e 6.

NOTA: sempre que se verificarem valores repetidos em resultado da fórmula, tanto como máximo e/ou mínimo, ambos aparecerão no gráfico.

Este método tem a vantagem de evitar que se tenha de procurar no gráfico quais os valores maiores/menores e se apaguem "à unha" os restantes.

MÉTODO MAIOR e MENOR

1) o método é em tudo semelhante ao anterior, no entanto neste caso estamos a utilizar a seguinte fórmula na célula [C6]. =SE(A6<$a$31;3);"na";a6) <="" p="">

Neste caso a fórmula utilizada permite-nos encontrar o TOP 3 de VENDAS. Se utilizarmos a fórmula: =SE(A6<$a$31;1);"na";a6) a="" do="" mesmo="" máximo.="" o="" o="" p="" que="" resultado="" varia="" é:<="" é="">

a) MAIOR($A$6:$A$31;3) -> obtemos os 3 maiores valores de Vendas

b) MAIOR($A$6:$A$31;1) -> obtemos o maior valor de Vendas

NOTA: sempre que se verificarem valores repetidos em resultado da fórmula, tanto como MAIOR e/ou MENOR, ambos aparecerão no gráfico.

Este método tem a vantagem de neste caso obtermos de uma forma rápida o TOP 3 e o BOTTOM 3 das VENDAS.

Autor: sergio.silva77@gmail.com
Faça o Donwload do ficheiro aqui.

Bullet kills

Bullet graph - The ultimate graph? I´m not sure about that...
The Bullet graph created by Stephen Few has some disadvantages...

• Doesn´t show the past. In order to work well, we always need a sparkline graph to show evolution.
• It´s not very different from a gauge. The bullet is a sort of a "long" gauge.
• Doesnt´t work well if your kpi can drop to negative numbers.
  
• Doesn´t make any sense if you use it alone!
• Unlike a gauge, most people don't understand it immediately.
• Sometimes, when we use a Bullet, it's a case where design tries to overshadow information.
• Doesn't make any sense if you compare different types of kpi. It only makes sense if we are analyzing performances and comparing results with targets.

Yes, Bullet Kills your Dash!
The ultimate graph? For me? Sparklines! With other information signs, it can be very effective.

Author: Jorge Caldeira

Balanced Scorecard - O que é o mapa estratégico?

O mapa estratégico é a peça mais importante de metodologia BSC. Neste mapa, os objectivos da empresa estão posicionados numa matriz, orientados na horizontal por perspectivas - Financeira, Cliente, Processos e Aprendizagem - relacionando-se entre si através de relações de causa-efeito.

Cada perspectiva pode ser explicada através de uma questão. As respostas às várias questões serão dadas através dos objectivos que a organização pretende alcançar.

Existe uma relação explícita entre as 4 perspectivas: A boa performance nos objectivos da aprendizagem induz melhorias nos processos internos que, por sua vez, geram melhorias na organização aos olhos dos clientes e, por fim, tem impacto nos resultados financeiros

Exemplo de mapa estratégico de uma universidade.

Neste caso a perspectiva dos Clientes ficou acima da perspectiva Financeira.

Fonte: Livro - IMPLEMENTAÇÃO DO BSC NO ESTADO

Balanced Scorecard. Quais as funções do mapa estratégico?

O mapa estratégico tem basicamente duas funções críticas:

A primeira função é claramente a mais importante. Acima de tudo, o que importa garantir no primeiro momento é a capacidade do mapa estratégico de ser capaz de constituir-se como um veículo eficaz na clarificação da estratégia e dos drivers operacionais a todos os colaboradores.

Este ponto assume especial importância, já que sem o entendimento claro por parte dos colaboradores das prioridades estratégicas e da forma de garantir o seu compromisso através da execução das actividades chave operacionais, uma empresa não pode ambicionar a excelência organizacional.

A segunda função irá permitir que a organização estabilize um modelo de monitorização capaz de apresentar a evolução e o estado da arte actual da estratégia e dos aspectos operacionais da organização.

Fonte: Livro - IMPLEMENTAÇÃO DO BSC NO ESTADO

Do you want Sparklines in Excel?

Download here: Sparklines in Excel

Why don´t "we" want a Dashboard in our business unit?

• Do I need to comunicate my performance?
• Does anyone need to know what we are doing here?
• What do I earn by exposing my numbers?
• Do I have "numbers" to show?
• This business unit is screwed, if someone sees our performance!
• If we show our numbers on paper, next year we need to do more!
• You want to put our inputs, ouputs and outcomes in the Dashboard? Are you crazy?
• They want our numbers every month?! Don't they know I have to work?!
• More control and burocracy!

I don´t know about you, but, yes, I heard them all in the last five years.
 
Author: Jorge Caldeira

25 most used Key Performance Indicators (KPI)

1. Sales
2. Product category as % of total sales
3. Market share %
4. Gross Margin as a % of selling price
5. Average discount margin % of items sold
6. Average sales per customer
7. Profit per Customer
8. Nº of contacts with potencial clients
9. Success of contacts %
10. Duration from order creation to service delivery
11. Average profit per project
12. % of projects on budget
13. % of projects on time
14. % of projects with post-project review
15. % of projects with high risk profile
16. Clients debt
17. Average number of training hours per employee
18. % of employees gone through training
19. Average training costs per employee
20. R&D spend as % of revenue
21. % of very satisfied clients
22. Number of complaints
23. Defects per million opportunities
24.  % of action points derived from self audit, implemented within time planned
25. % of change controls reviewed vs implemented

Author: Jorge Caldeira

Resistance to Dashboards?

• You didn´t get much support from the board?
• The middle management says that it´s very difficult (almost impossible) to measure some activities?
• The information for the Dashboard always comes in late?
• You implemented Dashboards a year ago and no one asked you to modify kpi?
• Some of your users say that a target is better defined at the end of the year?
• You feel that your Dashboard users don´t know exactly the kpi?
• Some of your Dashboard users still ask "What is a Dashboard"?
• When the Dashboard is available with a delay of some days, no one says anything?
• When you feel that some information (results) is fiction!.

80% yes? You failed at implementing Dashboards! Sorry.

Author: Jorge Caldeira

Does everyone see Dashboards the some way?

Good top management: Now I can comunicate the corporate performance to everyone.
Bad top management: Now I can base my decisions on something!

Good middle management: Now I can antecipate problems and manage more efficiently.
Bad middle management: Now I have to work and and get some numbers.

Good workforce: Now they will see that I work a lot!
Bad workforce: Now I'm being supervised and I can´t spend more time on Facebook.

Do you know why? Dashboards improve transparency and supervision. Human beings don't like being controlled and always want to keep information to themselves. That´s life.

Is there a solution? Maybe. Try to show the advantages in dashboard implementation and don´t try to "hide" the disadvantages.

Author: Jorge Caldeira

I want to start building my Dashboard...

...and I don´t know anything about it.

Ok, this is your roadmap:

1. Read some books. Dona wong, "The Wall Street Journal Guide to Information Graphics". Stephen Few, "Now You See It: Simple Visualization Techniques". Know how to read portuguese? Buy my book: "Dashboards - Convey Efficiently Corporate Information".
2. Visit some good websites. Excel Charts; Sparklines for Excel;  Pictures of Numbers.
3. Start improving your Excel skills. Take a class with Chandoo. See Peltier Tech Blog.
4. Be creative. Get some ideas from HICHERT+PARTNER and Tableau.
5. Consolidate your ideas about Dashboard design.
6. Find a case. Open Excel. Start working on your Dashboard.
7. Not sure about what you´re doing? Send me your work. I will tell you the truth.

Author: Jorge Caldeira

Do I need to get a designer to help me rearrange my Dashboard?

Well, if you:

• know how to eliminate the elements that your graph doesn´t need to convey the message;
• know how to mix the correct colours;
• know what is important for your dashboard users;
• don´t like 3D effects;
• don´t think shadow is an inportant aspect to use in your graphs;
• don´t forget that the message is more important than the art (design);
• believe that simplification is a priority issue.
• if elegancy is your middle name.

you can do it yourself.

But don´t forget, not everyone sees design the same way.

Author: Jorge Caldeira

Ok! You also want a bullet graph in excel.

Here is the link to download the excel bullet graph.

Tell me what you think.

 

Download: Bullet graph in Excel

Gauges! Do you want one in excel to use in your reports?

Stephen Few doesn´t like them, but believe me, it helps to conquer an organization! Then you can return to the best design practices.

Download now: GAUGE in Excel

The importance of Design in 2nd generation Dashboards

Design will:

1. Allow to convey more information than usual, without it becoming confusing.
2. Allow information to be conveyed more clearly and, consequently, the Dashboard will convey, almost instantly, how the organization is performing.
3. Allow the Dashboard to be more objective and useful.
4. Allow the Dashboard to guide its user in the reading and analysis.
5. Transform a report into an attractive means, able to conquer its users.

Author: Jorge Caldeira

Definition of Dashboard

What is a 2nd generation Dashboard:

1. Presents the main drivers of the organization’s activity on a single screen/page – giving instantaneous information and integrated vision.
2. Comunicates, preferentially, through graphs.
3. Uses basic methods of design to convey the information efficiently.
4. Enphasizes what really is important.
5. Guides the user through its reading.
6. Combines the information efficiently under different perspectives, in order to expose relations which would be hard to detect individually.
7. Uses a creative, simple, direct and elegant design.

 Author: Jorge Caldeira

Curso e-Learning de Dashboards

Caros Amigos,

através da Verlag Dashöfer vou realizar a 2ª edição do curso de formação em e-Learning - sobre Dashboards.

Dashboards: Comunicar eficazmente a Informação de Gestão (2ª edição)

Objectivos do curso:

- Sensibilizar para as vantagens dos Dashboards;
- Alertar para os factores críticos da comunicação gráfica da performance;
- Capacitar para o desenho de Dashboards;
- Conhecer os novos modelos de Dashboards.

O curso tem início a 11 de Março de 2011  e termina a 12 de Abril de 2011.
(Não é presencial, pode participar de qualquer parte do nosso Planeta! ; )

Veja mais informações em: http://formacao.dashofer.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=492&Itemid=56

Chandoo Dashboard #2

Mais um Dashboard da autoria de Chandoo. Este foi construído como prenda para um dos principais intervenientes do forum de discussão - Hui.

- O forum recebeu  5,227 posts, dos quais o Hui contribuiu com 24% (1 em 4).
- Hui demora em média 13h30m para responder.
- A sua resposta mais rápida demorou 31s.
- Em Novembro respondeu 19 vezes por dia.
- Etc.

Fonte: http://chandoo.org/